Curso Subvencionado de secretariado profesional avanzado

MÓDULO 1. SECRETARIAS/OS DE DIRECCIÓN
1. TÉCNICAS EFICACES DE APOYO AL DIRECTIVO.
1.1. Perfil y Competencias del Secretariado Profesional.

1. Las funciones básicas del puesto. Conocimientos, habilidades y actitudes requeridas para un óptimo desempeño.
2. Autoconocimiento y análisis DAFO personal: ¿Cuál es mi estilo laboral? ¿Rigidez o flexibilidad? ¿Qué nos mueve? ¿Cuáles son nuestros valores?.
3. Tándem jefesecretaria. Trabajando en equipo:1 +1 = 3
4. Estilos de dirección. ¿Qué tipo de jefe tengo? Tipos de liderazgo.

1.2. Organización del propio trabajo.

1. Las principales causas de la pérdida de tiempo. Lo urgente y lo importante. La Ley de Parkinson.
2. Determinar prioridades: fases necesarias y acciones para organizar la jornada.
3. Organización del trabajo del jefe: agenda, viajes, etc…
4. Proactividad en la gestión. ¿Cómo contribuir a que las reuniones valgan la pena?.

1.3. Técnicas de comunicación.

1. Los procesos de comunicación eficaz. Las Leyes de comunicación interpersonal.
2. Optimización del uso del teléfono. Reglas de oro para potenciar la recepción de sus llamadas: saber adaptarse a las actitudes y exigencias del interlocutor, transmitir seguridad y eliminar las barreras emocionales.
3. El método E.C.O. para un perfecto dominio del teléfono. La escucha efectiva.

2. HABILIDADES EJECUTIVAS AVANZADAS.
2.1. Diálogo Asertivo.

1. Herramientas asertivas: “Banco de Niebla”, “Disco Rayado”, “Interrogación negativa”, “Autorevelación”, “Mensajes en 1ª persona”.
2. Actitudes inteligentes: formular demandas, expresar una opinión. Desarrollar las habilidades: colaborar y tener iniciativa.
3. Cómo decir “no” sin herir. Negociar y vender ideas a su jefe.
4. Técnicas de reducción de estrés. El estrés bueno y el estrés malo. Cómo evitar el “sindrome del quemado”. ¿Implicarme o involucrarme?
5. ¿Analfabetismo Emocional o Inteligencia Emocional?

2.2. Atención al Cliente.

1. Tipos de servicio: diseño y realización. Los 7 pecados capitales del Servicio al Cliente.
2. Gestión efectiva de las quejas y reclamaciones. Una queja = Un favor.
3. La cadena de lealtad: AtraerVenderSatisfacer Retener. La fidelización de los clientes.

2.3. Negociación por Principios.

1. Ganamos todos. La fórmula “Yo gano Tú Ganas”.
2. Tipos negociadores: duroblandopasivoobjetivo.
3. El arte de persuadir. Etapas de la persuasión eficaz. ¿Somos capaces de convencer? Cómo lograr el “sí”.
4. Cómo evitar o reducir conflictos. ¿Conflicto como amenaza o como oportunidad? ¿Actitud de confrontación o de colaboración

2.4. Plan de mejora personal.

1. Objetivos a corto y a largo plazo.

MÓDULO 2: LA COMUNICACIÓN ESCRITA
1. LA COMUNICACIÓN ESCRITA: ¿HERRAMIENTA EFICAZ O FUENTE DE CONFLICTOS?

1. Escribir en la organización: dimensión económica (ahorro, rentabilidad) y dimensión social (transparencia, integración, confianza).
2. ¿Qué es comunicar? Componentes de la comunicación: informativo y actitudinal.
3. Diferencias entre el mensaje oral y el escrito: cuándo hablar y cuándo escribir.
4. Errores más comunes en la comunicación escrita: falta de claridad, desorden expositivo, presunción de información, charlatanería...
5. Características del mensaje eficaz: dirigido a un objetivo, ordenado, claro y conciso.

2. RECOMENDACIONES PARA UNA REDACCIÓN EFICAZ.

1. Planificar el mensaje según el objetivo, el destinatario y la información que debe contener.
2. Estructuras organizativas según la finalidad. Técnicas útiles en la comunicación empresarial: la pirámide invertida, el bocadillo, las 4P…
3. Obstáculos a la eficacia comunicativa: expresiones complejas, tono negativo o censurador, lenguaje subjetivo, construcciones en pasiva, etc. Cómo conseguir un estilo claro, preciso, directo, persuasivo y positivo.

3. TÉCNICAS PARA CONSEGUIR QUE NOS “LEAN Y ENTIENDAN”.

1. Construcción de frases y párrafos.
2. Presentación final del escrito.
3. Técnicas de revisión.
4. Los 8 errores gramaticales más frecuentes en la redacción empresarial.

4. MODELOS DE DOCUMENTOS ESCRITOS.

1. Textos comerciales:
1. Carta.
2. De Pedidos.
3. Reclamaciones.
4. Respuestas de quejas.
2. Textos de comunicación interna:
1. Convocatoria a una reunión.
2. Actas de reuniones.
3. Informes técnicos: de hechos, propuesta.
3. Textos protocolarios:
1. Carta o tarjeta de invitación.
2. Felicitación de un acontecimiento.
3. Pésame.
4. Textos publicitarios y de marketing:
1. Ofertas.
2. Notas de prensa.

MÓDULO 3: LA GESTIÓN DE ARCHIVOS
1. LOCALIZACIÓN Y GESTIÓN DE DOCUMENTOS.
1.1. Sistemas de búsqueda.

1. El explorador.
2. Búsquedas de archivos, carpetas, correos y contactos utilizando diferentes criterios (nombre, fecha, tipo o tamaño de archivo, palabra o frase, asunto, texto …).

1.2. Sistemas de gestión de carpetas y archivos (comprimir archivos, organizar ficheros)

2. ELABORACIÓN DE PRESENTACIONES Y DOCUMENTOS
2.1. Edición de documentos: Word.

1. Técnicas para un mejor aprovechamiento:
1. Manejo del teclado en lugar del ratón.
2. Mostrar los códigos de un documento de Word.
3. Organización de las barras de herramientas.
4. Trabajar varios archivos a la vez: organizar ventanas.
5. Corregir documentos.
6. Plantillas: Crear una plantilla, Abrir una plantilla, Método abreviado de recuperación de plantillas: Macro.
7. Combinar correspondencia: Utilizar los contactos del Outlook, Crear una base de datos nueva en Word, Insertar automáticamente un texto.
8. Estilos y formato en Word: Distintos estilos y formatos utilizados en un documento, Cambiar o aplicar estilos y formatos distintos.
9. Estadística del documento.
10. Tablas.
11. Índices.
12. Formularios.
13. Hipervínculos.
14. Recuperar versiones anteriores de un archivo:

2.2. Claves para mejorar sus presentaciones en power point.

1. Autoformas: Cambiar autoformas sin borrar el contenido, botones de acción y autoformas con hipervínculos.
2. Insertar: Documentos nuevos de Word y Excel desde Power Point, documentos archivados de Word y Excel y vincularlos al origen, un organigrama, tablas, guardar imágenes de Internet o de otros archivos: Vídeos, fotos y logos, modificar el formato de las imágenes.
3. Plantillas: Crear y guardar plantillas, aplicar plantillas.

3. INTERNET Y CORREO ELECTRÓNICO.
3.1. Uso de Internet.

1. Agregar y organizar favoritos.
2. Opciones de Internet: establecer tu propia página de inicio, borrar el historial y las claves introducidas por Internet que por error han quedado memorizadas.
3. Búsquedas: establecer criterios en la búsqueda de Internet para ser precisos en nuestra búsqueda y perder menos tiempo…
4. Descarga de programas: bajarse algunos programas en evaluación desde Internet para salir de un apuro (por ejemplo, winzip, winrar…).

3.2. Manejo eficiente del correo electrónico a través de Outlook.

1. Correo: enviar, responder, reenviar y eliminar, adjuntar y guardar archivos, confirmar la entrega y/o la lectura, actualizar el correo, crear grupos, pasar correos del Outlook a nuestro ordenador para liberar espacio.
2. Agenda: anotar reuniones; convocar una reunión: Seleccionar los asistentes como necesarios u opcionales, Realizar cambios en nuestra agenda, establecer reuniones periódicas…
3. Contactos: crear, abrir, eliminar, modificar y buscar un contacto nuevo en la agenda, cambiar el formato de vista: tamaño de las letras y ancho y alto de la tarjeta, diseñar los campos que quieres ver en las tarjetas.
4. Tareas: Crear, modificar y eliminar una tarea, establecer una alarma.

MÓDULO 4: EL PROTOCOLO EN LA EMPRESA
1. INTRODUCCIÓN. IMAGEN Y PROTOCOLO EN LA EMPRESA.

1. Funciones y necesidad del protocolo en la actualidad: Importancia del protocolo para proyectar una imagen positiva.
2. El protocolo empresarial como estrategia de marketing. Definiciones.
3. El arte de atender y agasajar en los negocios.

2. ORGANIZACIÓN DE PROGRAMAS Y EVENTOS EN LA EMPRESA.

1. Presentación de las bases para la organización de actos en la empresa y actos protocolarios.
1. Pautas a tener en cuenta.
2. Diferencia entre actos oficiales y no oficiales.
2. Programa de trabajo y fases del proyecto.
1. La estructura del proyecto protocolario.
2. El escenario y los invitados: elementos relevantes del acto.
3. Mesas presidenciales: Sistemas de colocación.
4. Colocación de visitantes en un despacho: criterios. Colocación de ejecutivos en una reunión alrededor de una mesa.
5. La seguridad y los medios de comunicación.
3. Protocolo con los medios de comunicación.
1. Información a la prensa: rueda, nota y convocatoria de prensa.
2. Recomendaciones para TV y radio. Ceremonial de la empresa.

3. EL PROTOCOLO INTERNO DE LA EMPRESA

1. La importancia del protocolo interno en la empresa.
2. El Manual Interno de Protocolo.
3. La clasificación de los actos empresariales.
4. Precedencias: presentaciones empresariales. Orden de precedencia de los discursos/brindis.
5. Protocolo de las visitas importantes. Homenajes. Entrega de premios. Presentación de un producto al mercado. Colocación de una primera piedra. Inauguración de un monumento o descubrimiento de placa. Recepciones y cócteles. Congresos y seminarios.

4. RECOMENDACIONES EMPRESARIALES EFECTIVAS.

1. Normas de cortesía esenciales. Las presentaciones y los saludos. Ofrecer la mano. Saludo con un beso. El usted y el tuteo.
2. Protocolo en la correspondencia empresarial: modelos de invitaciones, tarjetas, tarjetones, los saludos, etc. Cuándo enviar las cartas, fax, email. Cómo contestar invitaciones, felicitaciones, ascensos, promociones, premios, despedidas. Agradecimientos.
3. Regalos sociales y publicidad de empresa. ¿Qué regalar?: Consejos. Envoltorio. Objetivo.

5. GUÍA DE PROTOCOLO INTERNACIONAL.

1. Comunicación intercultural.
2. Decálogo de una buena imagen internacional.

DURACIÓN

1. Identificar y desarrollar las competencias requeridas para un óptimo desempeño del puesto de trabajo.
2. Potenciar el tándem de colaboración secretaria - directivo aportando ideas e iniciativas innovadoras y útiles para su empresa.
3. Atender eficazmente las quejas ofreciendo soluciones satisfactorias al cliente: Yo gano -Tú ganas. Aprender habilidades de negociación.
4. Establecer un Plan de mejora personal que se adecúe a sus demandas y a las de su organización.
5. Redactar sus escritos con más impacto y eficacia en el ámbito empresarial.
6. Planificar el mensaje y presentar sus ideas de forma clara, concisa y segura, evitando los errores más comunes.
7. Conocer qué opciones de optimización tienen Word y/o Power Point para mejorar documentos y/o presentaciones.
8. Aprender consejos prácticos para aprovechar las aplicaciones del Outlook, por ejemplo para convocar reuniones, gestionar su agenda…
9. Saber cómo organizar y localizar los ficheros necesarios sin emplear mucho tiempo y eliminar aquellos que no nos son útiles.
10. Utilizar adecuadamente el correo electrónico, consiguiendo un uso eficiente. Crear Grupos de Correo para enviar de forma rápida y segura correos electrónicos…
11. Conocer cómo recuperar alguna de las modificaciones que se han realizado en un documento de Word una vez guardado.
12. Saber cómo podemos crear un modelo o plantilla de un documento para ahorrar tiempo y evitar posibles errores.
13. Aprender, con la realización de casos prácticos, a organizar cualquier evento de interés para su empresa, cuidando su imagen corporativa y solucionando cualquier situación inesperada.